Assistant Administratif CFA H/F - Service Public

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :

· Activités du service : Le service apprentissage du GIP FCIP de l'académie de Versailles, nommé « CFA académique », a pour objectif de fédérer sous son égide, l'ensemble des unités de formation par apprentissage (UFA) de l'académie de Versailles et ainsi de renforcer le statut d'apprenti dans la plupart des établissements publics mais également dans des établissements privés.

· Composition et effectifs : Il compte plus de 2100 apprentis répartis dans 90 UFA. Une équipe de 20 personnes assure l'ensemble des missions dédiées à ce service.

· Liaisons hiérarchiques : Responsable administratif du CFA académique

· Liaisons fonctionnelles : autres services du GIP-FCIP

DESCRIPTIF DU POSTE: Assure l'assistance administrative de la responsable de service. Assure une interface à l'interne et à l'externe

Missions principales:

· Assurer les tâches administratives en appui à la responsable de service

· Assurer le suivi des demandes d'ouvertures de formation en lien avec la responsable de service et les services de la DAFPIC. Mettre à jour le tableau de suivi.

· Assurer la réponse aux UFA et l'information interne au CFA en lien avec la responsable de service

· Assurer la mise à jour, la gestion et l'information relatives au portail NET CANDIDAT (nouvelles formations à créer, modalités d'inscription des candidats...)

· Elaborer, transmettre et suivre les conventions de création d'UFA, mettre à jour le tableau de suivi

· Assurer l'accueil physique et téléphonique. Gérer le courrier et en assurer la traçabilité.

· Être un appui au responsable de service dans la communication : assurer l'interface avec les interlocuteurs externes, gérer la communication sortante du service via la boite fonctionnelle du service apprentissage.

· Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes (prises de rdv, entretiens)

· Planifier les entretiens annuels, préparer les documents supports (partie administrative)

· Assurer la mise à jour et le suivi des tableaux les demandes de congés, télétravail, régularisation TIPI et transmettre les informations aux différents interlocuteurs

· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser

· Assurer la logistique, l'organisation, la préparation et le suivi des réunions ainsi que la formalisation des comptes rendus de réunions

· Saisir et mettre à jour des bases de données

· Être en appui au déploiement de la démarche qualité

COMPETENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITEES

Savoirs:

- Connaissance du progiciel de gestion des apprentis YPAREO souhaitée. Le cas échéant, une formation interne sera assurée par le CFA académique

- Maitrise du Pack Office

Savoir-faire:

- Savoir gérer son temps, établir des priorités...

- Capacité d'adaptation

- Sens de l'organisation

- Réactivité

- Rigueur / Fiabilité

Savoir-être:

- Avoir l'esprit d'initiative, être autonome dans son travail.

- Être disponible et à l'écoute

- Sens relationnel

- Savoir travailler en équipe

Profil requis :

Bac +2 minimum et expérience dans le domaine de la formation si possible

• Logiciels de gestion d’entreprise
• Sens du relationnel
• Compte-rendu
• Pack Office
• Pro-activité
• Contrôle qualité
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation